معرفی مختصر واحد سیستم ها و بهبود روش ها

کاهش هزینه های تولید با استاندارد سازی فعالیت ها و عملکرد سیستم.

واحد سیستم ها و بهبود روش ها، زیرمجموعه معاونت راهبردی شرکت نیان الکترونیک می باشد، که با استفاده از سیستم مدیریت کیفیت به سازمان کمک می نماید تا عملکرد کلی خود را بهبود داده و مبنایی منطقی برای فعالیت‌ های توسعه پایدار فراهم نماید. سیستم های مدیریت کیفیت، به منظور افزایش رضایت مشتری از طریق برآورده کردن الزامات وی، استفاده از رویکرد فرایندی را به هنگام توسعه، اجرا و بهبود اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت ترویج می ‌نمایند.

درک و مدیریت فرایندهای به هم وابسته به عنوان یک سیستم به کارایی و اثربخشی سازمان در دستیابی به نتایج موردنظر آن کمک می کند. این رویکرد سازمان را قادر می سازد تا روابط و وابستگی ‌های متقابل فرایندهای سیستم را به‌ گونه ‌ای کنترل نماید که درنتیجه آن عملکرد کلی سازمان افزایش یابد. رویکرد فرایندی شامل تعریف و مدیریت سیستماتیک فرایندها و تعاملات آن ‌ها و در نتیجه دستیابی به نتایج مورد نظر مطابق با خط‌ مشی کیفیت و جهت‌ گیری استراتژیک سازمان می ‌باشد. چرخه PDCA می‌ تواند در مورد همه فرایندها به کار گرفته شود.

در همین راستا استانداردهای بین المللی، برای پیاده سازی سیستم های اثربخش مدیریت کیفیت ایجاد شده اند و سازمان نیان الکترونیک استانداردهای مرتبط در حوزه سیستم مدیریت کیفیت را در فرایندهای خود مستقر و پیاده سازی نموده است. استاندارد بین ‌المللی ISO9001 به عنوان مادر استانداردها و پایه اولیه و قلب سیستم ‌های مدیریت کیفیت، اولین استاندارد کسب شده در سازمان می باشد که از یک دهه گذشته در سازمان پیاده سازی شده است.

مطابق خط مشی سازمان که "انطباق سازمان و فرایندهای آن با مناسب ترین استانداردهای مدیریتی و فنی روز دنیا" را تاکید نموده است، سایر فرایندها هم در فرایند خود استانداردهای مديريتی ديگر از قبيل استاندارد ISO10015 در سيستم مديريت آموزش، استاندارد ISO45001 در سيستم ايمنی و بهداشت شغلی، استاندارد ISO14001 در سیستم مدیریت محیط زیست، استاندارد ISO10004 در سيستم مديريت پايش رضايت مشتری، استاندارد ISO10002 در سيستم مديريت رسيدگی به شكايات و استاندارد ISO10006 در سيستم مديريت پروژه را پیاده سازی نموده اند، که نشان دهنده طرح ‌ریزی صحیح فرایندهای اين شركت می باشد.

طی دو دهه اخیر، افزایش حجم اطلاعات در سازمان ها و لزوم استفاده موثر از آنها در تصمیم های سازمانی، باعث ظهور پدیده ای به نام مدیریت دانش شده است. شركت نيان الكترونيك نيز، با توجه به شالوده دانش بنيان خود و در راستای حفظ مزيت رقابتی پايدار در بازار رقابتی كنونی، با آخرين متدها نسبت به مستندسازی دانش سازمانی اقدام کرده و مديريت و استفاده موثر از دانش جمع آوری شده را امكانپذير نموده است.

فعالیت های اجرایی واحد سیستم ها و بهبود روش ها در نیان الکترونیک:

با توجه به توضیحات ذکر شده، واحد سیستم ها در سازمان ایجاد شده است تا فرایندها، تعاملات آن‌ ها و نتایج مورد نظر را در سازمان مشخص نموده و پایش نماید. بر این اساس فعالیت های زیر در واحد سیستم ها انجام می شود:
• طرح ریزی و مدیریت بهینه فرایندهای سازمان بر اساس استانداردهای مدیریتی و اصول طرح ریزی سیستم
• تدوین شناسنامه ها و تخصیص فعالیت ها و مسئولیت های فرایندها
• تعیین روش های اجرایی، آیین نامه ها، دستورالعمل ها و فرم های هر فرایند
• تعیین ارتباطات و توالی و تعامل فرایندها
• مدیریت ریسک فعالیت های سازمانی و تدوین شاخص های کنترلی فرایندها
• ممیزی مستمر فرایندها و ارائه گزارشات مدیریتی
• پایش مستمر شاخص های فرایندها و صدور اقدامات اصلاحی در جهت بهبود فرایندها

نقاط قوت واحد سیستم ‌ها و بهبود روش ها در نیان الکترونیک:

• تعهد بالای مدیریت ارشد سازمان به اجرای الزامات استانداردهای مدیریتی در سازمان
• پایش مستمر استانداردهای مدیریتی روز دنیا و به روزرسانی فرایندها بر اساس الزامات جدید
• شناسایی مستمر استانداردهای مدیریتی مرتبط و برنامه ریزی جهت استقرار آنها در سازمان
• ممیزی داخلی دقیق و مستمر فرایندهای سازمانی و ارائه نقاط قابل بهبود به فرایندها
• نظام دقیق و کارای کنترل مستندات سازمانی
• نگاه تخصصی به حوزه سیستم ها، به روزسانی اسناد مطابق با تغییرات محیطی و پایش مستمر فرایندها مطابق با تغییرات محیطی
• نظام مدون و مستقر مدیریت دانش و مستندسازی و اهمیت ویژه به بحث مستندسازی